随着我国社会主义市场经济的初步建立和完善，企业内部外贸软件OA办公管理对外贸企业的作用和影响将不断扩大，这对外贸企业实现经营目标具有重要意义。
管理者和决策者必须及时了解企业的信息，并及时通过企业内部管理系统加强信息的真实性和准确性，从而在激烈的竞争中实现对企业的有效管理；各部门的分工和职责的确定，严格控制各种手续、审批程序、检查监督手段等。能有效保证企业生产经营活动的顺利进行；
通过企业内部管理，以制定措施、审批、监督检查等手段。，企业的内部管理能够有效地执行企业决策者制定的各项政策和制度；企业内部信息的准确性和数据的真实性需要建立完整的内部管理体系，以提高生产经营管理效率，降低企业成本，提高外贸企业的经济效益。
1.大力搞好外贸出口企业的环境建设。
对于外贸企业来说，企业内部管理是一个庞大的控制系统。要使企业内部管理根据环境的变化进行调整和控制，有效应对风险，需要全体员工的努力。当然，企业内部管理离不开决策者的宏观调控作用。
2.建立具有出口企业特色的外贸软件OA办公组织结构。
完善的组织结构是企业内部管理建立和实施的基本保证。企业的内部管理制度不仅要切实有效，还要考虑到企业的行业特点。外贸企业还可以利用内部管理的特殊要求，设置单证管理、信息管理、信贷管理、内部审计等专职岗位。，实现了不同岗位的独立，科学地划定了各部门的任务，明确标注了不同部门之间的合作与制约。
3.完善外贸企业管理信息系统。
高效的信息传递渠道是为企业内部管理职能提供信息的最大保证。在外贸出口业务中，外贸企业通过管理信息系统将财务信息和业务信息有效结合，实现全方位交叉管理，加强业务管控，保证信息畅通，为领导决策提供数据支持。同时也保证了企业各部门相互独立，相互牵制，各司其职，有效控制内部执行，及时发现规避风险。
4.提高企业人员的综合素质。
人力资源是企业可持续发展的关键。专业人才和商务人员是知识密集型外贸企业的宝贵资源。加强人力资源管理，提高董事、经理及其他相关人员的职业道德和业务能力，是加强企业内部管理的重要手段。
对于企业内部管理来说，关键是落实制度。如果企业的内部管理制度设计好了但没有执行，那么它的价值就没有得到充分的发挥。只有建立监督机制，才能保证制度的严格执行。
三。外贸软件-OA办公管理体系在外贸企业中的应用现状
1.邮件管理
电子邮件是贸易中不可缺少的技术工具。邮件系统提供邮件的发送、接收和管理，但不提供线索、活动、客户、供应商、订单审批、查询和流程管理等功能。
2.材料、知识和文件的管理
所有交易信息，包括内部工作系统、营销策略、销售材料手册等。，可由业务员根据公司规定进行标注，并对相关信息进行分类管理，方便查询，节省业务办理时间，建立统一的客户交易信息数据库。根据各种搜索条件的组合，高级管理人员和业务主管可以灵活地检索所有交易信息，以便查看和监督预定业务的运行和进度，加强业务管理。
3.信息共享
分享联系人、客户、商机、订单等信息。紧密集成的销售和客户服务模块允许销售人员查看最新的客户支持事件、联系信息和其他与客户需求和满意度相关的数据。
4.协作工作和交流
通过内部工作流，可以加强内部员工的管理、协作和沟通。通过流程的可视化，领导的工作汇报、合同审批、工作安排、内部员工监督等都可以在网上完成，可以减少纸张、电力、传真等沟通成本，提高内部员工的办公效率和执行力。
5.智能审批和系统管理
部门、人员、区域之间的工作协同，以及销售人员管理、订单管理、内部费用报销等审批管理，都可以通过OA管理软件进行有效的记录和管理。企业可以基于业务员或特定客户定制公司系统的审批流程。管理流程的所有审批、修改、分发都在OA协同管理软件中进行。可以留痕迹，直观认可，明确责任。
